Bedrijven en instellingen verliezen jaarlijks honderdduizenden euro’s aan inefficiënte bedrijfsvoering. Er zijn allerlei verbeterprocessen die zulke verspilling kunnen opsporen, maar in de praktijk blijken juist deze verbeterprocessen niet optimaal te werken. Waarom niet? Omdat ze saai, langdradig en weinig motiverend zijn. De game Lean Scene Investigation (LSI) pakt het anders aan. Medewerkers krijgen de rol van rechercheur en de niet-efficiënte zaken zijn de ‘criminelen’. De rechercheurs betrappen de criminelen op heterdaad, zetten ze op de foto en pakken deze misdadigers vervolgens stevig aan.

De cijfers liegen er niet om: uit wereldwijd onderzoek blijkt dat slechts 13% van de medewerkers zich werkelijk betrokken voelt bij zijn werk. Deze 13% helpt met zijn werk de organisatie vooruit. De andere 87% ‘slaapwandelt’ door de dag of voert een deel van zijn werk zodanig uit dat het onproductief is voor de organisatie.

Vier procent bedrijfsproblemen bekend bij het topmanagement

Nu zou je zeggen dat het management van een organisatie hiervan op de hoogte is. Volgens consultant Lammert van der Wal is dat helaas vaak niet het geval. “Onderzoek laat zien dat een magere 4% van de bedrijfsproblemen bekend is bij het topmanagement. Voor het middelmanagement ligt dit cijfer iets hoger, namelijk 9%. Gelukkig zijn er twee groepen in de organisatie die precies weten welke problemen er spelen. Die twee groepen zijn de supervisors en de medewerkers. 74% van de onproductieve zaken is bekend bij de supervisors. De medewerkers zijn zelfs voor 100% op de hoogte van alle onproductieve zaken.”

Methodiek Lean Six Sigma

Ook het UMCG wilde aan de slag met verbeterprocessen. Lammert: “In 2014 ontmoette ik Roelof Kammenga, programmamanager ICT bij het UMCG. Hij had een concept bedacht om op een interactieve manier bedrijfsprocessen te verbeteren op de werkvloer: de plek waar men precies weet wat er beter kan. Zijn concept was gebaseerd op Lean Six Sigma. Dit is een wereldwijd toegepaste methodiek die een duurzame verbetering van het bedrijfsresultaat oplevert. Lean Six Sigma legt de focus op wat de klant écht belangrijk vindt.”

Van methodiek naar game

Aan de hand van een soort spelkaarten legde Roelof het concept uit. Lammert: “Ik ben in mijn vrije tijd een enthousiast gamer, en naar mijn idee zou het concept van Roelof nog beter tot zijn recht komen in de vorm van een serious game. We besloten partijen te zoeken die ons met dit idee zouden kunnen helpen. Het UMCG werkt al langer samen met Grendel Games, en na een kennismaking besloten we samen aan de slag te gaan.”

Lean Scene Investigation in beeld

Het verhaal van Lean Scene Investigation

Met Lean Six Sigma ga je op zoek naar feiten. Deze methodiek vind je ook terug in de game Lean Scene Investigation. De medewerkers van de organisatie vervullen de rol van rechercheur. Onder begeleiding van een LSI-consultant doen ze onderzoek, met behulp van spellen en de LSI-app. Bij aanvang van het spel kiest de organisatie een te verbeteren proces. Er zijn zeven vormen van verspilling, die elk het karakter van een crimineel hebben gekregen. Zo heb je Pablo ‘The Mover’: Pablo verplaatst onnodig mensen en spullen. En er is Malcom ‘Double’, die onnodige extra controles uitvoert.

De medewerkers gaan vervolgens met de LSI-app op zoek naar de misdaden (de praktijkvoorbeelden van de verspilling) en maken er foto’s van die ze voorzien van een korte beschrijving. Na de ‘aangifteperiode‘ stemmen alle betrokkenen anoniem op elkaars aangiftes. Vervolgens kiezen de medewerkers de zwaarste zaken met het hoogste verbeterpotentieel; tot slot komen de medewerkers via diverse spelvormen tot oplossingen die ze implementeren.

Resultaten Lean Scene Investigation

Inmiddels is Lean Scene Investigation bij diverse organisaties getest en kan Lammert de resultaten van de game onderbouwen met cijfers. “Bij het UMCG hebben we bijvoorbeeld 15.000 patiënt-onvriendelijke bewegingen per jaar van een afdeling geëlimineerd. Bij een klantcontactcentrum van een andere organisatie hebben we het verloop van de medewerkers aangepakt, zodat de organisatie €250.000,- aan opleidingsbudget bespaart. En, een bijkomend voordeel, de medewerkerstevredenheid ging dankzij LSI omhoog, omdat de medewerkers gehoord en gefaciliteerd werden.”

Meer over Lean Scene Investigation op www.leansceneinvestigation.com

0
procent van de medewerkers, wereldwijd, draagt niet efficiënt bij aan de organisatie
0
euro bespaart een klantcontactcentrum jaarlijks aan opleidingsbudget door LSI
0
patiënt-onvriendelijke bewegingen per jaar elimineerde het UMCG